TRAINING BEST PRACTICES IMPLEMENTATION OF SOFT OR HARD DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM WITH USING EXCEL 2007 VBA FOR MANAGEMENT DI JAKARTA
TRAINING PRAKTIK TERBAIK PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN LUNAK ATAU KERAS DENGAN MENGGUNAKAN EXCEL 2007 VBA UNTUK MANAJEMEN DI JAKARTA
TRAINING MEMAHAMI STANDAR WAKTU MAKSIMUM TEMU BALIK (RETRIEVEL) DOKUMEN DI JAKARTA
BACKGROUND
Tingginya tingkat persaingan organisasi bisnis dewasa ini semakin
menuntut adanya proses perbaikan pengelolaan dokumen yang harus
dilakukan oleh pihak manajemen organisasi dengan konsep yang logis dan
sistematis berdasarkan kebutuhan dan kepentingan organisasi agar
pemanfaatan dokumen, baik itu berupa hard document (paper document)
ataupun soft document (dokumen hasil scanning atau dokumen yang
dihasilkan oleh program elektronik, seperti file dengan akhiran *.xls,
*.xlsx, *.doc, *.docx, *.ppt, *.pptx) dapat dimaksimalkan sehingga
dapat meningkatkan services, baik kepada internal customer ataupun
external customer.
Proses perbaikan pengelolaan dokumen yang harus segera dilakukan oleh
pihak manajemen adalah membuat jadwal retensi dokumen dan
mengembangkan sistem penataan file ( File Cataloguing System ) untuk
kategori file dokumen records dan archives pada media penyimpanan
komputer untuk mendukung penyimpanan dan pembuatan sistem temu balik
dokumen digital ataupun hard document pada lemari filing ataupun
gudang arsip (document tracking system).
Minimnya penggunaan aplikasi komputer terutama aplikasi Excel 2007
yang umumnya selama ini digunakan oleh pihak manajemen menyebabkan
sulit untuk mewujudkan dan mengimplementasikan hal tersebut di atas.
Padahal dengan hanya menggunakan aplikasi Excel 2007 yang sudah ada
ditambah sedikit saja penggunaan teknologi VBA-nya (Visual Basic
Application), pihak manajemen dapat membuat dan mengembangkan sendiri
aplikasi File Cataloguing System ) baik untuk soft atau hard document
dengan document tracking system-nya untuk file dokumen records dan
archives.
OBJECTIVES
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Memahami tujuan dan manfaat dari pengelolaan dokumen.
2. Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive.
3. Memahami konsep dua model dalam pengelolaan arsip ; Life Cycle
Model and Records Continuous Model.
4. Memahami standar implementasi digitalisasi dokumen berdasarkan
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang
Informasi dan Transaksi Elektronik.
5. Memahami standar implementasi waktu penyimpanan dokumen perusahaan
(jadwal retensi dokumen) dan pemusnahan dokumen perusahaan
berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009.
6. Memahami konsep records management system dan electronics document
filing system.
7. Memahami tahapan-tahapan filing system.
8. Memahami 3 metode filing system.
9. Memahami prosedur pemberkasan arsip
10. Memahami konsep dari 5 macam sistem pengindeksan dokumen.
11. Memahami standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen.
12. Memahami standar pengendalian dokumen berdasarkan ISO 9001.
13. Mampu membuat jadwal retensi dokumen untuk file records dan
archives dengan Excel 2007.
14. Mampu membuat File Cataloguing System untuk file records dan
archives dengan Excel 2007 dan Visual Basic Application (VBA).
15. Mampu membuat Document Tracking System untuk records dan archives
dengan Excel 2007.
16. Membuat Document Category Report untuk file records dan archives
dengan Excel 2007.
17. Mampu membuat form – form sheet aplikasi yang sudah dibuat menjadi
aman dari perubahan entry data yang tidak diperkenankan (entry
yang diproteksi dan yang tidak diproteksi), rumus yang tidak bisa
dihapus, bahkan tidak bisa dilihat oleh user.
Memahami aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam implementasi sistem
arsip elektronik
SYLLABUS
1. Tujuan pengelolaan dokumen.
2. Manfaat pengelolaan dokumen.
3. Definisi file, records dan archive.
4. Life Cycle Model Concept.
5. Records Continuous Model Concept.
6. Digitalisasi dokumen berdasarkan UU RI No. 11 Th 2008 tentang ITE.
7. Standar Penerapan Pengelolaan Dokumen Perusahaan berdasarkan UU RI
No. 43 th 2009.
8. Records management system fundamentals
9. Electronics document filing system fundamentals.
10. Step by step of filing system.
11. Filing system distribution methods.
12. Prosedur pemberkasan arsip
13. 5 macam sistem pengindeksan dokumen.
14. Standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen.
15. Standar pengendalian dokumen berdasarkan ISO 9001.
16. Membuat Jadwal retensi dokumen dengan Excel 2007.
17. Membuat File Cataloguing System dengan Excel 2007 dan Visual Basic
Application (VBA).
18. Membuat Document Tracking System dengan Excel 2007.
19. Membuat Document Category Report Summary dengan Excel 2007.
20. Menambahkan metode Allow Users to Edit Ranges, Hidden protection
and Protect Sheet pada Form – form sheet aplikasi yang sudah
dibuat dengan Excel 2007.
21. Aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam implementasi sistem
arsip elektronik.
AUDIENCE TARGET
Pihak manajemen atau Leader yang bertanggung jawab langsung dalam
proses filing document
Lokasi Pelatihan Tahun 2021 :
Yogyakarta, Hotel Dafam Seturan
Jakarta, Hotel Amaris La Codefin Kemang
Bandung, Hotel Grand Serela Setiabudhi
Bali, Hotel Ibis Kuta
Lombok, Hotel Jayakarta
Catatan :
- Waktu pelatihan Dua+1* hari dengan Biaya tersedia untuk Perorangan, Group, dan Inhouse Training, belum termasuk akomodasi/penginapan.
- Untuk biaya dan jadwal training harap menghubungi marketing kembali
Investasi training:
Investasi pelatihan selama dua hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas training:
Free Penjemputan dari bandara ke hotel*.
Modul / Handout.
Flashdisk*.
Certificate of attendance.
FREE Bag or bagpacker.
Training Kit (Photo Documentation, Blocknote, ATK, etc).
2x Coffe Break & 1 Lunch.
Souvenir .
