TRAINING DOCUMENT CONTROL AND RECORDS MANAGEMENT
DOCUMENT CONTROL AND RECORDS MANAGEMENT
Deskripsi
Training Document Control and Records Management dirancang untuk memberikan pemahaman yang mendalam tentang pentingnya pengelolaan dokumen dan catatan (records) dalam organisasi. Pelatihan ini fokus pada teknik dan sistem yang digunakan untuk mengontrol, mengelola, dan melindungi dokumen dan catatan yang berkaitan dengan operasional organisasi, baik itu dalam bentuk fisik maupun digital.
Pelatihan ini juga membahas prinsip-prinsip dasar manajemen dokumen, pentingnya kepatuhan terhadap regulasi, serta pengelolaan arsip dan rekaman yang efektif untuk meningkatkan efisiensi organisasi dan menjaga integritas informasi.
Tujuan Pelatihan
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu:
- Memahami prinsip dan standar pengelolaan dokumen dan catatan dalam organisasi
- Mengelola siklus hidup dokumen dan catatan dari penciptaan hingga penghancuran
- Menerapkan sistem manajemen dokumen yang efektif dan sesuai regulasi
- Memahami pentingnya pengelolaan catatan dalam kepatuhan terhadap peraturan dan audit
- Mengimplementasikan kebijakan kontrol dokumen yang meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko
Materi Pelatihan
1. Pengenalan Document Control and Records Management
- Pengertian dan ruang lingkup manajemen dokumen dan catatan
- Perbedaan antara dokumen dan catatan dalam pengelolaan informasi
- Pentingnya kontrol dokumen dalam organisasi untuk efisiensi operasional dan kepatuhan
2. Prinsip-Prinsip Dasar Pengelolaan Dokumen dan Catatan
- Siklus hidup dokumen (creation, storage, retrieval, retention, destruction)
- Kategori dokumen dan catatan yang perlu dikelola
- Standar dan regulasi terkait pengelolaan dokumen (misalnya, ISO 9001, ISO 15489)
3. Sistem dan Teknologi Pengelolaan Dokumen
- Sistem manajemen dokumen (Document Management System – DMS) dan rekam jejak digital
- Penggunaan perangkat lunak dan aplikasi untuk pengelolaan dokumen dan catatan
- Manajemen dokumen berbasis cloud vs. on-premise
- Integrasi sistem manajemen dokumen dengan sistem lain di organisasi (misalnya, ERP, CRM)
4. Pengelolaan Dokumen Fisik vs. Digital
- Tantangan dan solusi dalam mengelola dokumen fisik (arsip fisik, ruang penyimpanan)
- Pengelolaan dokumen digital (format dokumen, keamanan data, backup)
- Prosedur digitalisasi dokumen fisik untuk efisiensi pengelolaan
- Pengelolaan metadata dan indexing dokumen digital
5. Pengendalian Akses dan Keamanan Dokumen
- Sistem kontrol akses untuk melindungi dokumen dan catatan sensitif
- Penerapan kebijakan keamanan dokumen dan informasi dalam organisasi
- Penggunaan enkripsi, kata sandi, dan otentikasi untuk perlindungan dokumen digital
- Kebijakan pengendalian versi dokumen untuk memastikan integritas informasi
6. Retensi dan Penghancuran Dokumen
- Kebijakan retensi dokumen sesuai dengan ketentuan hukum dan regulasi
- Mengidentifikasi dokumen yang perlu disimpan dan yang dapat dihancurkan
- Prosedur penghancuran dokumen fisik dan digital yang aman dan terjamin
- Pengelolaan arsip dan catatan berdasarkan kebutuhan hukum dan operasional
7. Kepatuhan dan Regulasi dalam Pengelolaan Dokumen
- Standar hukum dan regulasi terkait pengelolaan dokumen dan catatan (misalnya, UU Keterbukaan Informasi Publik, GDPR)
- Kepatuhan terhadap peraturan pemerintah dan sektor industri terkait pengelolaan dokumen
- Audit dan pengawasan internal untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengelolaan dokumen
8. Audit dan Evaluasi Pengelolaan Dokumen dan Catatan
- Teknik audit pengelolaan dokumen dan catatan dalam organisasi
- Evaluasi efektivitas sistem pengelolaan dokumen dan catatan
- Pengukuran kinerja pengelolaan dokumen (KPI, efisiensi, kepatuhan)
- Penyusunan laporan dan rekomendasi perbaikan dalam manajemen dokumen
9. Manajemen Arsip dan Pengelolaan Rekaman Digital
- Pengelolaan arsip fisik dan rekaman digital dalam organisasi
- Sistem penyimpanan arsip yang terstruktur untuk efisiensi pencarian
- Pemanfaatan arsip untuk kepentingan operasional dan audit
- Teknologi untuk mengelola arsip digital secara aman dan terstandarisasi
10. Studi Kasus dan Simulasi Pengelolaan Dokumen
- Studi kasus implementasi sistem pengelolaan dokumen dalam organisasi
- Simulasi penerapan kebijakan kontrol dokumen dalam perusahaan
- Diskusi dan analisis tentang tantangan dalam pengelolaan dokumen dan solusi yang diterapkan
Metode Pelatihan
- Presentasi interaktif
- Diskusi kelompok dan studi kasus
- Simulasi pengelolaan dokumen dan catatan
- Praktik penggunaan perangkat lunak manajemen dokumen
- Evaluasi dan umpan balik peserta
Target Peserta
- Staf administrasi dan pengelola dokumen
- Manajer dan supervisor yang bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen dan catatan
- Staf TI yang terlibat dalam pengelolaan dokumen digital
- Profesional hukum yang terlibat dalam kepatuhan dan regulasi pengelolaan dokumen
- Organisasi yang ingin meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dan catatan
Jadwal Pelatihan Training 2026
Batch 1 : 21 – 22 Januari 2026
Batch 2 : 11 – 12 Februari 2026
Batch 3 : 11 – 12 Maret 2026
Batch 4 : 22 – 23 April 2026
Batch 5 : 6 – 7 Mei 2026
Batch 6 : 10 – 11 Juni 2026
Batch 7 : 15 – 16 Juli 2026
Batch 8 : 12 – 13 Agustus 2026
Batch 9 : 23 – 24 September 2026
Batch 10 : 14 – 15 Oktober 2026
Batch 11 : 11 – 12 November 2026
Batch 12 : 16 – 17 Desember 2026
Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta.
Lokasi Pelatihan :
Yogyakarta, Kangen Boutique Hotel (8.500.000 IDR / participant)
Jakarta, Hotel Hi Senen (8.500.000 IDR / participant)
Bandung, Hotel Neo DIpatiukur (8.500.000 IDR / participant)
Bali, Hotel Quest Kuta (8.900.000 IDR / participant)
Lombok, Hotel Jayakarta (8.750.000 IDR / participant)
Catatan
Waktu pelatihan Dua+1* hari dengan Biaya tersedia untuk Perorangan, Group, dan Inhouse Training, belum termasuk akomodasi/penginapan.
Untuk biaya dan jadwal training harap menghubungi marketing kembali.
Investasi
Investasi pelatihan selama dua hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
Apabila perusahaan membutuhkan paket in-house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas
Modul / Handout.
Flashdisk*.
Certificate of attendance.
FREE Bag or bagpack.
Artikel ini dibuat oleh Insi Lailam, seorang penulis yang aktif menulis artikel sejak tahun 2020 di berbagai website. Konsistensinya dalam dunia kepenulisan membuktikan komitmennya untuk terus berbagi informasi, wawasan, serta pemikiran yang bermanfaat bagi pembaca.
