TRAINING WRITING BEYOND PROCEDURES DI JAKARTA

TRAINING PENGENALAN WRITING BEYOND PROCEDURES DI JAKARTA

TRAINING PROSEDUR PENULISAN DI JAKARTA

FOR ADVANCED SOP DEVELOPERS90% Procedures di tempat kerja hanya berisi
panduan kerja yang sudah umum–pada akhirnya tidak digunakan dan
menjadi arsip, apabila Procedures mengandung metrics (KPI’s Balanced
Scorecard, SLA’s, Risk Management dll) maka ia akan menjadi dokumen
yang dinamis karena akan digunakan setiap saat. –Ady Subagya

90% Pengguna Prosedur hanya memerlukan Ketentuan/Pedoman, hanya pemula
yang memerlukan Prosedur/ langkah step-by-step—sehingga Pembuat
Prosedur harus menguasai pembuatan Ketentuan/Pedoman.—Ady Subagya

Ada setidaknya dua fakta mencengangkan dari sebuah mini-Survey yang
diadakan pada tahun 2008-2010 dengan responden peserta pelatihan
Pembuatan/ Penulisan Prosedur. Salah satu hasil survey yang
mencengangkan tersebut adalah bahwa 90% penulis Prosedur tidak
terlatih! Hal inilah yang membuat Prosedur ditempat kerja menjadi
counter-productive dan seringkali hanya berfungsi menjadi dokumen
arsip.

Hasil survey yang satu lagi adalah bahwa hanya 2 dari 20 orang yang
benar-benar belajar dari SOP/ Procedure, yang lainnya mengatakan susah
membacanya, lebih enak telepon pembuatnya atau bagian Sisdur atau
menanyakan langsung kepada pihak yang lebih paham.

Apabila Prosedur di tempat kerja tidak efektif, ada tetapi tidak
digunakan—buat apa membuatnya? Lebih baik menggunakan Flowchart untuk
membuat Prosedur yang wajib saja—praktis, pendek dan sederhana, toh
tidak digunakan juga.

Hampir semua pengembang dan pembuat Prosedur mempunyai pertanyaan
serupa—“Bagaimana membuat Prosedur yang praktis dan mudah dibaca dan
dpahami oleh Penggunanya. Sebenarnya jawabannya sederhana, buatlah
Prosedur dengan format yang cocok untuk masing-masing Penggunanya, toh
tidak ada aturan yang baku bahwa Prosedur harus berformat ini dan itu.

Tetapi, apakah ada jaminan Prosedur yang enak dan mudah dibaca akan
digunakan seterusnya?

Jawaban dari pertanyaan terakhir sangat terkait dengan pelatihan
Writing Beyond Procedure. Pelatihan ini membekali peserta dengan
ketrampilan-ketrampilan:
1. Bagaimana membuat Prosedur berformat Gambar dan Video? Apakah ada
ketentuan yang mengesahkan Prosedur berformat Gambar dan Video?;
2. Bagaimana membuat Prosedur berbasis Proses;
3. Mengetahui Proses mana yang unik sehingga memerlukan metode
(Prosedur), dan proses mana yang generik sehingga
pelatihan-pelatihan dapat menggantikan Prosedur;
4. Bagaimana membuat Ketentuan/ Guideliness yang mengandung Panduan?
5. Bagaiamana membuat Kebiakan/ Policy yang mengandung Panduan?
6. Bagaimana ‘merubah’ Ketentuan dan Kebijakan menjadi Prosedur yang
mengikat?

Outline Materi
1. Filosofi dan difinisi proses bisnis, prosedur dan instruksi kerja
SOP dan hubungannya dengan fundamental business systems ISO 9000
Sesi ini membekali peserta dengan persespi umum mengenai SOP mulai
dari pemahaman peristilahan (misalnya: manajemen, system, proses,
dokumen, record, prosedir, instruksi kerja dll) hingga pendekatan
penulisan SOP berdasarkan standar internasional ISO 9000.
Fasilitator mengulas persamaan SOP dengan Prosedur, Juklak, Juknis
dan Protap, juga menggambarkan secara umum bagaimana SOP selama
ini dibuat.
2. SOP Lifecycle
Peserta ditunjukkan dengan berbagai SOP yang tidak dinamis, SOP
yang dibuat berdasarkan Write what you do! Dan peserta diajak
merubah salah satu SOP tersebut menjadi SOP yang dinamis dan
mengikuti siklus SOP Lifecycle.
3. Business process mapping (BPM), analisa keefektifan proses bisnis
Pada sesi ini peserta memahami beragam jenis proses bisnis, mulai
dari tingkat tertinggi hingga terendah, peserta berlatih
memetakkan proses bisnis sebuah organisasi kelas menengah dagang
mebel dan berlatih membedakan proses utama (core process) dan
proses pendukung (support process), latihan selanjutnya adalah
menetapkan proses kerja yang memerlukan SOP, KPI, dan SLA. Peserta
mempelajari jenis process modelling. Peserta diajak membuat BPM As
Is dan Should-Be.
4. Manual, Process map, Guidelines dan Procedure
Setiap oganisasi membutuhkan Manual atau Pedoman yang berisi
Kebijakan, Nilai, Peraturan Umum, Ketentuan Umum (Guidelines),
Process map yang sangat penting digunakan sebagai acuan membuat
Prosedur, bahkan seringkali Ketentuan yang dibuat jelas dapat
menggantikan Prosedur.
Pada sesi ini peserta berlatih membuat Kebijakan dan ketentuan
yang menjadi acuan dalam membuat Prosedur.
5. Format SOP: Simple steps, hierarchy, flowchart, graphical dan
video
Pada sesi ini peserta mempelajari dan membuat sedikitnya 2 format
SOP, simple steps, hierarchical, flow-chart, graphical dan video.
Fasilitator memperagakan bagiamana membuat graphical SOP untuk
jenis SOP administratif (SOP Penanganan keluhan pelanggan, SOP
Pembelian)
Pada sesi ini Fasilitator mendemonstrasikan bagaimana membuat SOP
Flowchart muti-user dengan berbagai model sesuai process
parameters. Beberapa pictorials dan video SOP juga akan
ditunjukkan.
6. Manual Pembuatan Prosedur
Sesi ini adalah sesi dimana peserta menerima contoh Prosedur
Pembuatan Prosedur dan berlatih merubahnya supaya sesuai dengan
organisasi masing-masing, dan bahkan dapat dirubah menjadi Manual
Pembuatan Prosedur.

Facilitator

Ady A Subagya

Fasilitator adalah seorang konsultan dan trainer yang berpengalaman
dalam membantu organisasi menulis ulang business process-nya, membuat
standard operating procedure, instruksi kerja/metode kerja, menerapkan
ISO 9000, 14000, SMK3, OHSAS 18001. Sebelum independen, ia bekerja
pada kelompok Siemens dan Daimler Benz. Perusahaan yang telah
didampingi antara lain: Energizer Indonesia, TEAC Indonesia, Berca
Hardaya Perkasa, Badan Pemeriksa Keuangan, Bank Artha Graha, Indosat,
LAPAN, Yamaha Indonesia, Tobu Indonesia, Kiriu Indonesia, Subur, dan
beberapa perusahaan lainnya

 

Lokasi Pelatihan Tahun 2021 :

Yogyakarta, Hotel Dafam Seturan

Jakarta, Hotel Amaris La Codefin Kemang

Bandung, Hotel Grand Serela Setiabudhi

Bali, Hotel Ibis Kuta

Lombok, Hotel Jayakarta

Catatan :

• Waktu pelatihan Dua+1* hari dengan Biaya tersedia untuk Perorangan, Group, dan Inhouse Training, belum termasuk akomodasi/penginapan.
• Untuk biaya dan jadwal training harap menghubungi marketing kembali

 

 

Investasi training:

Investasi pelatihan selama dua hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

 

Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

 

Fasilitas training:

Free Penjemputan dari bandara ke hotel*.

Modul / Handout.

Flashdisk*.

Certificate of attendance.

FREE Bag or bagpacker.

Training Kit (Photo Documentation, Blocknote, ATK, etc).

2x Coffe Break & 1 Lunch.

Souvenir .