TRAINING ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS & EFS METHOD BASED ON DOCUMENT REGULATION DI JAKARTA

TRAINING IMPLEMENTASI PENGARSIPAN ELEKTRONIK DENGAN METODE RMS & EFS BERDASARKAN PERATURAN DOKUMEN DI JAKARTA

TRAINING STRUKTUR PERUNDANG-UNDANGAN YANG DIBERLAKUKAN DI RI DI JAKARTA

BACKGROUND
Arsip merupakan rekaman informasi penting yang umumnya digunakan untuk
perencanaan,   pelaksanaan   serta  pengawasan  kegiatan  dalam  suatu
organisasi.  Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai
tujuan  manajemen  modern  yaitu  perencanaan yang matang, pelaksanaan
yang tepat serta pengawasan yang ketat.

Ketika  pemberkasan  arsip  sudah makin bertambah, jika tidak dikelola
dengan   baik,   maka   pertumbuhan   arsip   sudah  tidak  bisa  lagi
dikendalikan.

Mengingat  pentingnya  arsip  dalam  suatu  organisasi  maka  kegiatan
penataan   arsip  harus  dilakukan  sesuai  prinsip  dan  tujuan  dari
manajemen  kearsipan,  yaitu  dapat  menyediakan  arsip  dengan cepat,
tepat, lengkap dan efisien.

Penataan   arsip  pada  dasarnya  merupakan  suatu  teknik  atau  cara
pengaturan  dan  penyimpanan  arsip secara logis dan sistematis. Ada 2
metode  sistem  yang  dapat  diterapkan  dalam kegiatan penataan arsip
yaitu  Records  Management  System  (RMS) dan Electronic Filing System
(EFS).

Records  Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) disahkan dalam
Undang-undang  nomor  43  tahun 2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan
dari  undang-undang  tersebut  dijelaskan  dalam  Peraturan Pemerintah
nomor 28 tahun 2012.

Electronic  Filing  System  (Sistem  Penataan  File secara elektronik)
disahkan dalam Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi  Elektronik  dan  pelaksanaan  dari  undang-undang  tersebut
dijelaskan  dalam  Peraturan  Pemerintah nomor 82 tahun 2012. Di dalam
sistem   ini   terdapat   penerapan  Electronic  Imaging  System  agar
organisasi  memiliki  digital  copy yang praktis dan tidak membutuhkan
tempat  fisik  tertentu dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file
hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan
dengan waktu yang singkat.

Apabila  ke-2  metode  penataan  arsip  diatas dapat diterapkan dengan
tepat  sesuai  dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi, maka dapat
meningkatkan  kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip
dari organisasi tersebut.

OBJECTIVES
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Memahami  regulasi  kearsipan  terakhir yang sudah diberlakukan di
Republik Indonesia beserta struktur perundang-undangannya.
2. Memahami  pengertian  Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip
inaktif, Arsip vital, Arsip static, Unit pengolah, Unit kearsipan,
Jadwal   Retensi   Arsip,   Penyusutan   arsip,  Pemusnahan  arsip
Penyerahan  arsip  statis,  Pemeliharaan  arsip, Penggunaan arsip,
Pemberkasan,  Retensi arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor
28  tahun  2012  tentang  Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun
2009 tentang Kearsipan.
3. Memahami  konsep  model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem
manajemen kearsipan.
4. Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
5. Memahami  konsep  model  records  continuous  model  (model  arsip
berkelanjutan) pada sistem manajemen arsip elektronis.
6. Memahami pengertian dari konsep electronic imaging system.
7. Memahami pentingnya electronic imaging system diimplementasikan di
semua organisasi.
8. Mampu  membuat  document  digital  hasil scanning yang bisa dicopy
textnya (dibaca secara content).
9. Mampu   menambahkan  keterangan  dan  tanda  tangan  digital  yang
diproteksi dengan password pada document digital.
10. Memahami  faktor-faktor  kunci  keberhasilan  implementasi  filing
system dalam organisasi.
11. Memahami  implementasi  dari  penggunaan  software aplikasi EFIDMS
(Electronic  Filing  with  Integrated  Document Management System)
baik  untuk  modul  Electronic  Document  Management System, modul
Electronic Imaging System dan modul Record Management System.

SYLLABUS
1. Struktur   perundang-undangan   yang   diberlakukan   di  Republik
Indonesia.
2. Pemaparan  dari  isi  Undang-undang  nomor  43  tahun 2009 tentang
Kearsipan  dan penjelasan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara
umum sebagai berikut :
+ Kearsipan,
+ Arsip dinamis,
+ Arsip aktif,
+ Arsip inaktif,
+ Arsip vital,
+ Arsip statis,
+ Unit pengolah,
+ Unit kearsipan,
+ Jadwal Retensi Arsip,
+ Penyusutan arsip,
+ Pemusnahan arsip
+ Penyerahan arsip statis,
+ Pemeliharaan arsip,
+ Penggunaan arsip,
+ Pemberkasan,
+ Retensi arsip
3. Model   siklus  hidup  pengelolaan  arsip  pada  sistem  manajemen
kearsipan.
4. Contoh SOP Manajemen Kearsipan.
5. Model  records  continuous  model   pada  sistem  manajemen  arsip
elektronis.
6. Electronic Imaging System.
7. Pentingnya  Electronic  Imaging  System diimplementasikan di semua
organisasi.
8. Membuat digital document (OCR Scanning) dalam format .PDF Edited.
9. Menambahkan text pada digital document.
10. Memasukan  digital  assign  yang sudah diproteksi ke dalam digital
document .
11. Memahami  faktor-faktor  kunci  keberhasilan  implementasi  filing
system dalam organisasi.
12. Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
13. Aplikasi  untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS
software.
14. Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
15. Langkah-langkah  operasional  untuk  mengatur Level  Security User
Access Application.
16. Langkah-langkah   Operasional  Aplikasi  untuk   Document  Control
process.
17. Langkah-langkah  Operasional  Aplikasi untuk Document Distribution
process.
18. Langkah-langkah   Operasional   Aplikasi   untuk  Document  Update
process.
19. Melakukan  Proses  Document Searching secara cepat (soft and hard)
berdasarkan 5 metode.
20. Document   Capture  Process  baik  melalui scanner ataupun melalui
digital  cameras, kemudian  di-convert menjadi  document microsoft
office (XP, 2003, 2007, 2010).
21. Pemilihan  dan  pengambilan  dokumen  secara cepat dan tepat untuk
dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.

AUDIENCE TARGET
Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

DURATION :
2  Hari    :  08.30  s/d 16.30 WIB

TRAINING METHOD :  Terangkan – Tunjukkan – Lakukan
Dengan  metode  ini  Anda  akan mengenal subyek pelatihan secara lebih
baik,  karena  langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak
untuk langsung melakukan/ menggunakannya.

Lokasi Pelatihan Tahun 2021 :

Yogyakarta, Hotel Dafam Seturan

Jakarta, Hotel Amaris La Codefin Kemang

Bandung, Hotel Grand Serela Setiabudhi

Bali, Hotel Ibis Kuta

Lombok, Hotel Jayakarta

Catatan :

• Waktu pelatihan Dua+1* hari dengan Biaya tersedia untuk Perorangan, Group, dan Inhouse Training, belum termasuk akomodasi/penginapan.
• Untuk biaya dan jadwal training harap menghubungi marketing kembali

Investasi training:

Investasi pelatihan selama dua hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas training:

Free Penjemputan dari bandara ke hotel*.

Modul / Handout.

Flashdisk*.

Certificate of attendance.

FREE Bag or bagpacker.

Training Kit (Photo Documentation, Blocknote, ATK, etc).

2x Coffe Break & 1 Lunch.

Souvenir .